Ein KI-Inventar ist das erste Dokument, nach dem Wirtschaftsprüfer, Versicherer, Großkunden und Betriebsräte fragen, und meist das erste, das fehlt. Dabei geht es nicht um eine Lizenzliste der IT, sondern um die Antwort auf drei Fragen: Welche KI-Funktionen sind im Einsatz, zu welchem Zweck und mit welchen Daten?
Dieser Beitrag bietet unternehmerische und technische Orientierung. Rechtliche Pflichten müssen für den konkreten Einsatz durch qualifizierte Stellen geprüft werden.
Warum die Schattenliste nicht reicht
Die IT kennt die gekauften Lizenzen. Die Fachbereiche kennen ihre selbst aktivierten Funktionen in der Office-Suite, im CRM oder im Ticketsystem. Die Marketingabteilung nutzt einen Bildgenerator, der nie beschafft wurde, und der Vertrieb hat eine Automatisierung gebaut, die E-Mails zusammenfasst. Jede dieser Listen ist für sich richtig und zusammen ergeben sie kein Bild.
Der eigentliche Mangel liegt nicht in der Zahl der Werkzeuge, sondern in den fehlenden Angaben zu Zweck, Daten und Verantwortung. Ohne sie lässt sich weder eine Risikoeinordnung vornehmen noch entscheiden, welche Anwendung zuerst Regeln braucht.
Zwölf Felder, die genügen
Umfangreiche Vorlagen aus Rahmenwerken scheitern in kleinen und mittleren Unternehmen regelmäßig an ihrem Umfang. Zwölf Felder reichen für eine belastbare erste Fassung:
| Feld | Wozu es dient | Beispiel |
|---|---|---|
| System und Funktion | Eindeutige Benennung | Textassistent in der Office-Suite |
| Anbieter und Vertragsform | Anbieterbedingungen prüfbar machen | Unternehmenslizenz, Einzelkonto oder kostenloser Dienst |
| Fachlicher Owner | Ansprechperson für Nutzung und Freigabe | Leitung Kundenservice |
| Zweck | Einsatz abgrenzen | Antwortentwürfe für Standardanfragen |
| Nutzergruppe | Reichweite und Schulungsbedarf | Service-Team |
| Datenkategorien | Datenschutz- und Vertraulichkeitsprüfung | Kundenname, Anfragetext, Vertragsnummer |
| Personenbezug | Auslöser für Datenschutzprüfung | ja oder nein |
| Außenwirkung | Erkennen, ob Ergebnisse Dritte erreichen | Antwort geht nach Prüfung an Kunden |
| Automatisierte Aktionen | Erkennen, ob das System selbst handelt | Keine, sendet E-Mails oder ändert Datensätze |
| Prüfung und Freigabe | Menschliche Kontrolle beschreiben | Jeder Entwurf wird vor dem Versand gelesen |
| Risikoeinordnung | Priorisierung der Kontrollen | gering, erhöht oder hoch |
| Letzte Überprüfung | Aktualität nachweisen | Datum und Person |
Priorisieren nach vier Fragen
Nicht jede Anwendung im Inventar braucht sofort dieselbe Aufmerksamkeit. Vier Fragen sortieren die Liste:
- Werden personenbezogene Daten verarbeitet?
- Erreichen die Ergebnisse Kunden, Bewerber, Partner oder Behörden?
- Führt das System Aktionen ohne vorherige Freigabe aus?
- Sind die Kosten eines Fehlers hoch, etwa bei Verträgen, Preisen oder Personalentscheidungen?
Zwei oder mehr Ja-Antworten bedeuten: Diese Anwendung bekommt zuerst dokumentierte Regeln, eine benannte Prüfung und einen Termin für die Datenschutzbewertung. Anwendungen ohne Ja-Antwort dürfen mit einer kurzen Nutzungsregel weiterlaufen.
Wo das Inventar lebt und wer es pflegt
Ein Inventar, das nach dem ersten Workshop nicht mehr angefasst wird, ist nach sechs Monaten wertlos. Drei organisatorische Entscheidungen halten es lebendig:
- Ein Ort: Eine Tabelle, eine Wiki-Seite oder ein Eintrag im bestehenden Asset-Management, aber nicht drei parallele Versionen.
- Ein Owner pro Eintrag: Die Fachseite, nicht die IT, verantwortet Zweck, Daten und Nutzergruppe.
- Zwei Auslöser für Aktualisierung: Ein fester Quartalstermin und jede Einführung eines neuen Werkzeugs oder eines neuen Zwecks.
Ein Unternehmen übernimmt eine Vorlage mit sechzig Feldern aus einem internationalen Rahmenwerk, füllt sie für zwei Systeme aus und bricht dann ab. Besser: zwölf Felder für die zehn meistgenutzten Anwendungen, fertig in einer Woche, danach schrittweise erweitert.
Vom Inventar zur Entscheidung
Das Inventar ist kein Selbstzweck. Es liefert die Grundlage für die Kompetenzplanung nach Rollen, wie sie der Beitrag zur KI-Kompetenzpflicht beschreibt, für die Datenschutzprüfung von personenbezogenen Daten in KI-Systemen und für die Frage, an welchen Stellen eine menschliche Freigabe tatsächlich notwendig ist. Wer diese drei Anschlüsse von Beginn an mitdenkt, erstellt kein Compliance-Dokument, sondern die Landkarte für die nächsten Entscheidungen.