Seit Februar 2025 müssen Anbieter und Betreiber von KI-Systemen dafür sorgen, dass ihr Personal über ein ausreichendes Maß an KI-Kompetenz verfügt. Knapp ein Jahr später haben viele Unternehmen eine Webinar-Aufzeichnung und einen Foliensatz, aber keine Antwort auf die eigentliche Frage: Wer darf welches Werkzeug für welche Aufgabe nutzen, und woran erkennt das Unternehmen, dass diese Person das auch beherrscht?
Dieser Beitrag bietet unternehmerische und technische Orientierung. Rechtliche Pflichten müssen für den konkreten Einsatz durch qualifizierte Stellen geprüft werden.
Was Artikel 4 von Betreibern tatsächlich verlangt
Die Vorschrift ist kürzer, als viele Schulungsangebote vermuten lassen. Sie verlangt ein ausreichendes Maß an Kompetenz und benennt dafür vier Bezugsgrößen: technische Kenntnisse, Erfahrung, Ausbildung und Schulung sowie den Kontext, in dem das System eingesetzt wird, einschließlich der Personen, die davon betroffen sind. Ein bestimmtes Format, eine Mindeststundenzahl oder ein Zertifikat sind nicht vorgeschrieben.
Genau das macht die Pflicht anspruchsvoll. Ein Unternehmen kann sie nicht durch den Kauf eines Kurses erfüllen, sondern muss begründen können, warum die gewählte Qualifizierung zu den eigenen Einsatzzwecken passt. Wer KI nur zur Formulierung interner Notizen nutzt, braucht etwas anderes als ein Team, das mit KI-Unterstützung Bewerbungen vorsortiert oder Kundenverträge prüft.
Warum die Aufzeichnung eines Webinars nicht reicht
Drei Lücken bleiben nach einem allgemeinen Tool-Training regelmäßig offen:
- Kontext: Die Schulung zeigt, was ein Werkzeug kann. Sie zeigt nicht, welche Daten im eigenen Unternehmen eingegeben werden dürfen und welche Ergebnisse vor der Verwendung geprüft werden müssen.
- Nachweis: Nach dem Webinar weiß niemand, wer teilgenommen hat, wer etwas verstanden hat und wer seitdem anders arbeitet.
- Aktualität: Werkzeuge ändern sich im Monatsrhythmus. Unternehmensregeln, Prüfpflichten und Datenkategorien bleiben dagegen stabil und sollten deshalb den Kern der Qualifizierung bilden.
Vier Rollen, vier Lerntiefen
Nicht alle Mitarbeiter benötigen dieselbe technische Tiefe. Maßgeblich sind Aufgabe, Datenzugriff und Reichweite der Ergebnisse. Eine einfache Rollenmatrix reicht für die meisten mittelständischen Betriebe aus:
| Rolle | Muss verstehen | Muss praktisch können | Geeigneter Nachweis |
|---|---|---|---|
| Geschäftsführung und Führungskräfte | Verantwortung, Risikoeinordnung, Freigabeprinzip | Anwendungsfall bewerten, Regeln entscheiden | Dokumentierte Entscheidung über erlaubte Nutzung |
| Fachkräfte mit regelmäßiger Nutzung | Grenzen der Modelle, Datenregeln, Prüfpflicht | Ergebnisse prüfen, Prompts für eigene Aufgaben formulieren, Fehler erkennen | Übung an realen Aufgaben mit kurzer Lernkontrolle |
| Mitarbeiter mit gelegentlicher Nutzung | Freigegebene Werkzeuge, Datenampel, Ansprechpartner | Standardaufgaben mit freigegebenem Werkzeug erledigen | Kurzunterweisung mit Bestätigung |
| Technik und Administration | Berechtigungen, Protokollierung, Anbieterbedingungen | Zugänge einrichten, Nutzung auswerten, Vorfälle nachvollziehen | Dokumentierter Konfigurationsstand |
Die Matrix lässt sich in einer Stunde für den eigenen Betrieb anpassen. Wichtiger als die Vollständigkeit ist, dass jede Person genau einer Rolle zugeordnet ist und die Zuordnung bei einem Aufgabenwechsel angepasst wird.
Woran ein belastbarer Kompetenznachweis erkennbar ist
- Jede Person ist einer Rolle und einem Schulungsstand zugeordnet.
- Die Inhalte enthalten die Unternehmensregeln, nicht nur die Bedienung eines Produkts.
- Ein praktischer Anteil wurde an eigenen Aufgaben durchgeführt, nicht an Beispielen des Anbieters.
- Teilnahme, Datum und Inhalt sind dokumentiert und bei Bedarf vorzeigbar.
- Ein Termin für die Aktualisierung ist festgelegt, spätestens bei einem Werkzeugwechsel.
Wer ein KI-Ergebnis freigibt, muss erklären können, wie er es geprüft hat. Kann eine Person diese Frage nicht beantworten, war die Qualifizierung zu allgemein – unabhängig davon, wie viele Stunden sie gedauert hat.
Ein Einstieg, der in 30 Tagen steht
- Woche 1: Rollen und Nutzungskontexte erfassen. Welche Werkzeuge werden für welche Aufgaben genutzt, offiziell und inoffiziell? Ein schlankes KI-Inventar liefert diese Grundlage.
- Woche 2: Ein Grundlagenmodul für alle: Funktionsweise von Sprachmodellen, typische Fehlerarten, Datenregeln, Ansprechpartner.
- Woche 3: Rollenbezogene Übung mit eigenen Fällen: Aufgabe formulieren, Ergebnis prüfen, Prüfung dokumentieren.
- Woche 4: Nachweis ablegen, offene Fragen sammeln, Aktualisierungstermin festlegen.
Kompetenz ist der günstigste Teil jeder KI-Governance und zugleich der Teil mit der größten Wirkung. Sie entscheidet, ob Regeln im Alltag angewendet werden oder als Dokument in einem Ordner verbleiben. Wie sich der Einstieg für neue Mitarbeiter wiederholbar gestalten lässt, beschreibt der Beitrag zum KI-Onboarding; die grundsätzliche Entscheidungslogik vor jeder KI-Investition ist im Wissensbereich zusammengefasst.